E-Rechnungspflicht 2027: Wer ab 1. Januar E-Rechnungen senden muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der nächste Schritt folgt am 1. Januar 2027: Dann müssen die ersten Unternehmen ihre Rechnungen an andere Unternehmen auch als E-Rechnung versenden. Ab 2028 gilt das für alle. Hier erfahren Sie, ob Sie betroffen sind und was Sie bis zum Jahreswechsel erledigen sollten.

Der Zeitplan auf einen Blick

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
• Bis 31. Dezember 2026: Alle dürfen noch Papierrechnungen verschicken. PDF- und andere elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt.
• 1. Januar bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € im Vorjahr (also 2026) müssen E-Rechnungen senden. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen nutzen.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen bei Umsätzen an andere Unternehmen im Inland E-Rechnungen ausstellen.

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG geändert hat. Die Details hat das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 und in den FAQ zur E-Rechnung erläutert.

Wer ist ab 2027 betroffen?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (inländische B2B-Umsätze). Entscheidend für 2027 ist Ihr Gesamtumsatz des Jahres 2026: Liegt er über 800.000 €, müssen Sie ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen senden. Liegt er darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit.

Ausnahmen

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) und Fahrausweise dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand von E-Rechnungen befreit. Empfangen können müssen aber auch sie.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG, z. B. viele Heilbehandlungen oder Vermietungen) sind ebenfalls ausgenommen.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.

In Deutschland üblich sind zwei Formate:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Sie ist bei öffentlichen Auftraggebern Standard und auch im B2B-Bereich zulässig.
• ZUGFeRD (ab Profil BASIC): eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML. Der Empfänger kann sie wie ein normales PDF lesen, die Buchhaltung die XML-Daten automatisch übernehmen. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen in Deutschland nicht aus.

Beide Formate können Sie kostenlos mit unseren Werkzeugen erstellen: XRechnung erstellen oder ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Checkliste: Was Sie bis zum 31. Dezember 2026 erledigen sollten

1. Empfang sicherstellen. Richten Sie eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Zum Lesen einzelner Dateien genügt ein Viewer wie unser kostenloser XRechnung-Viewer.
2. Umsatz 2026 prüfen. Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 €, müssen Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen senden.
3. Software prüfen. Fragen Sie Ihren Anbieter für Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Shop, ob er XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931 ausgeben kann – und testen Sie es mit einer echten Rechnung.
4. Kundendaten ergänzen. Für E-Rechnungen brauchen Sie die elektronische Adresse Ihrer Kunden (meist eine E-Mail-Adresse) und bei Behörden die Leitweg-ID.
5. Archivierung klären. E-Rechnungen müssen im Originalformat, also als XML-Datei, revisionssicher aufbewahrt werden (GoBD). Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Kopie genügt nicht.
6. Abläufe vereinfachen. Wer viele Rechnungen schreibt oder empfängt, spart mit einer automatischen Verarbeitung viel Handarbeit – zum Beispiel, indem Eingangsrechnungen direkt in die Buchhaltung übernommen werden.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Ab dem Pflichtbeginn gilt eine Rechnung im falschen Format nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung. Das kann vor allem für Ihre Kunden zum Problem werden, weil der Vorsteuerabzug an eine ordnungsgemäße Rechnung geknüpft ist. In der Praxis werden viele Geschäftskunden deshalb ab 2027 ausdrücklich E-Rechnungen verlangen – auch von kleineren Lieferanten, die rechtlich noch ein Jahr Zeit hätten.

Kleine Unternehmen: Was jetzt sinnvoll ist

Wenn Sie nur wenige Rechnungen im Monat schreiben, brauchen Sie keine teure Software. Mit einem kostenlosen Generator erstellen Sie gültige E-Rechnungen im Browser. Wichtig ist, dass die Datei die Prüfregeln der EN 16931 erfüllt – unsere XRechnungen sind mit dem offiziellen KoSIT-Validator getestet, unsere ZUGFeRD-Dateien mit dem Mustang-Validator.

Schreiben Sie viele Rechnungen oder nutzen Sie bereits ein Shop- oder Kassensystem, lohnt sich eine Anbindung, die E-Rechnungen automatisch erzeugt und verschickt. Genau solche Automatisierungen entwickeln wir als Digitalstudio in Düsseldorf zum Festpreis.