E-Rechnung empfangen: Was Sie seit 2025 brauchen – und was nicht

Die E-Rechnungspflicht hat zwei Seiten: das Senden und das Empfangen. Für das Senden gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027. Für das Empfangen nicht: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können – auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter. Die gute Nachricht: Dafür brauchen Sie weniger, als viele Software-Anbieter behaupten.

Kurz gesagt: Das brauchen Sie

1. Eine Empfangsadresse. Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Das schreibt das Bundesfinanzministerium ausdrücklich in seinen FAQ zur E-Rechnung.
2. Eine Möglichkeit, die Rechnung zu lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, zum Beispiel unseren kostenlosen XRechnung-Viewer.
3. Eine kurze Prüfung. Stimmen Betrag, Steuer und Ihre Daten? Ob die Datei formal gültig ist, zeigt ein E-Rechnung-Validator.
4. Eine ordentliche Ablage. Die Originaldatei wird 8 Jahre unverändert aufbewahrt (GoBD).

Eine neue Buchhaltungssoftware ist also keine Pflicht. Sie lohnt sich erst, wenn viele Rechnungen kommen und Sie sich das Abtippen sparen wollen.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Leistungen von anderen Unternehmen beziehen. Ausnahmen für den Empfang gibt es nicht: Auch Kleinunternehmer, die selbst keine E-Rechnungen schreiben müssen, müssen sie annehmen können (mehr dazu). Nur wer nicht unternehmerisch handelt – zum Beispiel ein Verein in seinem ideellen Bereich oder eine Privatperson – ist davon nicht betroffen.

Welche Rechnungen kommen bei Ihnen an?

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Im Browser oder Texteditor sehen Sie nur Code.
• ZUGFeRD oder Factur-X: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML. Sie sieht aus wie eine normale Rechnung.
• Normale PDF- oder Papierrechnung: bleibt während der Übergangsfristen erlaubt, ist aber keine E-Rechnung.

E-Rechnung öffnen: Schritt für Schritt

1. Speichern Sie den Anhang aus der E-Mail auf Ihrem Rechner. Bei einer XRechnung endet die Datei meist auf .xml.
2. Öffnen Sie den XRechnung-Viewer und ziehen Sie die Datei hinein. Die Datei wird nur in Ihrem Browser gelesen und nicht hochgeladen.
3. Der Viewer zeigt Rechnungssteller, Positionen, Steuern und Bankverbindung als lesbare Rechnung an.
4. Drucken Sie die Ansicht oder speichern Sie sie als PDF – als Arbeitskopie. Aufbewahrt wird die Originaldatei.

Eine weitere kostenlose Möglichkeit bietet die Finanzverwaltung selbst mit dem E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal.

Warum Sie auch bei ZUGFeRD den XML-Teil ansehen sollten

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung stehen die Daten zweimal in der Datei: im sichtbaren PDF und im XML. Seit Einführung der E-Rechnungspflicht ist der XML-Teil maßgeblich. Weicht er vom PDF ab, gelten die Daten aus dem XML. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst anzuzeigen. Unser Viewer liest das eingebettete XML aus der PDF aus und zeigt genau diese Daten.

Woran erkennen Sie eine echte E-Rechnung?

• XML-Datei: Erkennt der Viewer die Datei, ist es eine XRechnung oder eine andere E-Rechnung nach EN 16931. Unter der Ansicht steht die erkannte Syntax (UBL oder CII). Sonst meldet er: „Keine E-Rechnung erkannt“.
• PDF mit Büroklammer: Zeigt Ihr PDF-Programm einen Dateianhang wie factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml, ist es eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung.
• PDF ohne Anhang: Dann ist es eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung – während der Übergangsfristen aber zulässig.

Achtung: Die Profile MINIMUM und BASIC WL von ZUGFeRD enthalten nicht alle Pflichtangaben und gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung. Den Unterschied zwischen den Formaten erklärt unser Artikel ZUGFeRD oder XRechnung?.

Prüfen: Stimmen die Angaben?

Prüfen Sie wie bei jeder Rechnung die Pflichtangaben: Ihren Namen und Ihre Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz und Steuerbetrag. Ob die Datei die technischen Regeln der XRechnung bzw. EN 16931 erfüllt, zeigt unser E-Rechnung-Validator. Er arbeitet mit dem offiziellen Prüfwerkzeug der KoSIT. Eine Validierung ist keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, hilft aber, fehlerhafte Rechnungen früh zu erkennen und beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anzufordern.

Richtig ablegen (GoBD)

• Bewahren Sie die Originaldatei auf: bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD die Datei, wie sie angekommen ist.
• Ein Ausdruck oder eine selbst erstellte PDF-Ansicht ersetzt das Original nicht.
• Die Frist für Rechnungen beträgt seit 2025 8 Jahre ab Ende des Jahres der Rechnung.
• Die Ablage muss unveränderbar und auffindbar sein. Ein E-Mail-Postfach, in dem jederzeit gelöscht werden kann, reicht dafür auf Dauer nicht.

Mehr dazu, inklusive Fristen-Rechner: GoBD einfach erklärt.

Wann sich eine automatische Verarbeitung lohnt

Bei ein paar Rechnungen im Monat reichen Postfach, Viewer und ein sauberer Ordner. Kommen dutzende oder hunderte Rechnungen, lohnt sich ein Ablauf, der E-Rechnungen aus dem Postfach holt, prüft, lesbar macht und direkt in die Buchhaltung oder Warenwirtschaft übernimmt. So etwas entwickeln wir als Digitalstudio in Düsseldorf zum Festpreis: E-Rechnung einführen.