Was ist eine E-Rechnung?
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Der Unterschied zur PDF: Die Buchhaltung des Empfängers liest Rechnungsnummer, Beträge und Steuer direkt aus der Datei, statt sie abzutippen.
- E-Rechnung: XRechnung (XML) oder ZUGFeRD/Factur-X ab Profil EN 16931 (PDF mit XML).
- Keine E-Rechnung: PDF per E-Mail, Scan, Foto, Word-Datei – das sind „sonstige Rechnungen“.
- Auch keine E-Rechnung: ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL, weil dort Pflichtangaben fehlen.
Wer muss was – und ab wann?
| Ab | Pflicht | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen | alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen senden | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen senden | alle Unternehmen (außer Ausnahmen) |
Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise, Kleinunternehmer nach § 19 UStG (nur beim Senden) und bestimmte steuerfreie Leistungen. Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG, Details in den FAQ des Bundesfinanzministeriums. Den ausführlichen Zeitplan mit Checkliste finden Sie im Artikel E-Rechnungspflicht 2027.
Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung
Reine XML-Datei ohne Bild. Standard bei Behörden (mit Leitweg-ID), im B2B ebenfalls zulässig. Zum Lesen braucht der Empfänger einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware.
ZUGFeRD / Factur-X
PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Für Menschen lesbar wie eine normale Rechnung, für Software auswertbar. Rechtlich maßgeblich ist der XML-Teil.
Welches Format für Sie passt, erklärt der Artikel ZUGFeRD oder XRechnung? Wo die Pflichtangaben in der Datei stehen, zeigen unsere E-Rechnung Beispiele.
Kostenlose Werkzeuge für die E-Rechnung
Alle Werkzeuge laufen im Browser, ohne Anmeldung. Die erzeugten Dateien sind mit den offiziellen Validatoren getestet.
XRechnung erstellen
Einzelne E-Rechnung im Browser schreiben – als XML oder PDF mit eingebetteter XRechnung.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen
PDF/A-3 mit XML im Profil EN 16931 – lesbar wie eine normale Rechnung.
Excel zu XRechnung
Bis zu 50 E-Rechnungen auf einmal aus einer Excel- oder CSV-Tabelle, mit Vorlage.
PDF in XRechnung umwandeln
Daten aus Ihrer bisherigen PDF-Rechnung auslesen und als XRechnung übernehmen.
XRechnung-Viewer
XRechnung und ZUGFeRD öffnen, lesbar anzeigen, drucken – ohne Upload.
E-Rechnung-Validator
XRechnung und ZUGFeRD mit dem offiziellen KoSIT-Prüfwerkzeug prüfen.
E-Rechnung Beispiele
12 geprüfte Musterdateien zum Download: XRechnung, ZUGFeRD und CII.
Leitweg-ID prüfen
Aufbau und Prüfziffer einer Leitweg-ID prüfen – für Rechnungen an Behörden.
E-Rechnung empfangen und aufbewahren
Für den Empfang reicht nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. XRechnungen öffnen Sie mit einem Viewer; bei ZUGFeRD empfiehlt das BMF, den XML-Teil selbst anzuzeigen, weil er maßgeblich ist. Aufbewahrt wird die Originaldatei – 8 Jahre, unverändert. Schritt für Schritt: E-Rechnung empfangen und GoBD einfach erklärt.
Brauche ich Peppol oder eine Leitweg-ID?
Meist nicht. Zwischen Unternehmen genügt es, die E-Rechnung per E-Mail zu schicken; einen bestimmten Übertragungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Peppol ist ein europäisches Netz für den Austausch von E-Rechnungen. Der Bund bietet es als einen von mehreren Kanälen für seine Rechnungseingangsplattformen an (E-Rechnung Bund); für Unternehmen ist es freiwillig.
Eine Leitweg-ID brauchen Sie nur für Rechnungen an Behörden: Sie ist deren Adresse und steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10). Ob eine Leitweg-ID richtig abgeschrieben ist, zeigt unser Leitweg-ID-Prüfer.
Ratgeber zur E-Rechnung
- E-Rechnungspflicht 2027: Wer ab 1. Januar E-Rechnungen senden muss
- E-Rechnung empfangen: Was Sie seit 2025 brauchen
- E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was Sie wirklich tun müssen
- ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied
- Pflichtangaben auf einer Rechnung (§ 14 UStG)
- GoBD: E-Rechnungen richtig aufbewahren
- Kleinunternehmerregelung 2026
Viele Rechnungen? E-Rechnung automatisch erzeugen
Wenn Rechnungen aus einem Shop, einer Warenwirtschaft oder einer Excel-Liste kommen, lohnt sich eine Anbindung, die E-Rechnungen automatisch erzeugt, prüft und verschickt – und eingehende Rechnungen direkt übernimmt. Wir entwickeln das in Düsseldorf zum Festpreis.
E-Rechnung einführen lassenHäufige Fragen zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung, einfach erklärt?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Computer ohne Abtippen lesen kann. In Deutschland muss sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die üblichen Formate sind die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebetteter XML).
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Zwischen Unternehmen im Inland ist sie nur noch während der Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027 zulässig.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Versenden müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028.
Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden können Sie weiter auf Papier oder als PDF ausstellen.
Was kostet eine E-Rechnung?
Für einzelne Rechnungen nichts: Mit kostenlosen Online-Werkzeugen wie denen von Rhein Code erstellen, öffnen und prüfen Sie E-Rechnungen im Browser. Kosten entstehen erst, wenn Sie viele Rechnungen automatisch aus Shop, Warenwirtschaft oder Buchhaltung erzeugen lassen wollen.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber. Zwischen Unternehmen wird keine Leitweg-ID benötigt. Die Leitweg-ID nennt Ihnen die Behörde; sie steht in der XRechnung im Feld Käuferreferenz (BT-10).
Ist Peppol in Deutschland Pflicht?
Nein. Für Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keinen bestimmten Übertragungsweg vor; für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Peppol ist ein europäisches Netz für den Versand von E-Rechnungen, das unter anderem die Rechnungseingangsplattformen des Bundes als Kanal anbieten. Ob Sie es nutzen, hängt davon ab, was Ihre Kunden oder Auftraggeber verlangen.
Diese Seite ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung.