E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was Sie wirklich tun müssen

Die E-Rechnungspflicht sorgt bei vielen Selbstständigen für Unsicherheit. Die gute Nachricht vorweg: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen – weder 2027 noch 2028. Eine Pflicht gilt aber auch für Sie: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Hier ist, was das konkret bedeutet.

Die drei Regeln auf einen Blick

1. Empfangen: ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen – auch Kleinunternehmer – E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können.
2. Versenden: nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ausgenommen. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.
3. Freiwillig: erlaubt. Wenn ein Geschäftskunde eine E-Rechnung möchte, dürfen Sie ihm eine schicken.

Wer ist überhaupt Kleinunternehmer?

Seit 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Überschreiten Sie im laufenden Jahr die 100.000 €, endet die Regelung ab diesem Umsatz – dann gelten für Sie die normalen Regeln für Rechnungen und Umsatzsteuer. Im Zweifel klären Sie Ihren Status mit Ihrem Steuerberater.

E-Rechnungen empfangen: Was Sie brauchen

Für den Empfang reicht nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein E-Mail-Postfach. Teilen Sie Ihren Lieferanten am besten eine feste Adresse für Rechnungen mit.

Das eigentliche Problem kommt beim Öffnen: Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Im Browser oder in einem Texteditor sehen Sie nur Code. Mit einem kostenlosen Viewer wie unserem XRechnung- und ZUGFeRD-Viewer wird daraus eine lesbare Rechnung, die Sie drucken oder als PDF speichern können. Die Datei wird dabei nur in Ihrem Browser gelesen und nicht hochgeladen.

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht dagegen aus wie eine normale PDF. Sie enthält zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Öffnen können Sie sie mit jedem PDF-Programm.

Aufbewahrung nicht vergessen

Empfangene E-Rechnungen müssen Sie im Originalformat aufbewahren – also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF, so wie sie angekommen ist (GoBD). Ein Ausdruck oder eine später erstellte PDF-Ansicht ersetzt das Original nicht. Legen Sie die Dateien unverändert und gut auffindbar ab, etwa in einem eigenen Ordner pro Jahr oder in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Wann eine E-Rechnung trotzdem sinnvoll ist

Auch ohne Pflicht kann eine E-Rechnung Vorteile haben – vor allem, wenn Sie für Unternehmen arbeiten:

• Ihre Kunden verlangen sie. Viele Unternehmen stellen ihre Buchhaltung bis 2027/2028 komplett auf E-Rechnungen um und bitten auch kleine Lieferanten darum.
• Öffentliche Auftraggeber. Behörden verlangen in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID.
• Schnellere Bezahlung. Strukturierte Rechnungen landen beim Kunden direkt in der Buchhaltung, statt abgetippt zu werden.

So erstellen Sie als Kleinunternehmer eine E-Rechnung

Sie brauchen dafür keine teure Software. Mit unserem kostenlosen Generator geht es im Browser:

1. Öffnen Sie den XRechnung-Generator oder – wenn Ihr Kunde lieber eine PDF möchte – den ZUGFeRD-Generator.
2. Tragen Sie Ihre Daten ein. Statt einer USt-IdNr. genügt Ihre Steuernummer.
3. Wählen Sie bei jeder Position den Steuersatz „0 % (§ 19 UStG)“. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung wird automatisch eingetragen.
4. Laden Sie die Datei herunter und schicken Sie sie per E-Mail an Ihren Kunden.

Unsere XRechnungen sind mit dem offiziellen KoSIT-Validator getestet, die ZUGFeRD-Dateien mit dem Mustang-Validator – auch für Kleinunternehmer-Rechnungen.

Viele Rechnungen? Dann automatisieren

Wenn Sie regelmäßig viele Rechnungen schreiben – etwa aus einem Online-Shop oder einer Excel-Liste –, lohnt sich eine Lösung, die E-Rechnungen automatisch erzeugt. Mehr dazu auf unserer Seite E-Rechnung einführen.