Pflichtangaben auf einer Rechnung: Checkliste nach § 14 UStG (2026)

Kurz gesagt: Eine Rechnung zwischen Unternehmen muss zehn Angaben enthalten – von Name und Anschrift beider Seiten über Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum bis zu Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt etwas, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und schickt die Rechnung zurück. Für Rechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Regeln.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers – vollständig. Ein Postfach oder eine c/o-Adresse genügt, wenn das Unternehmen dort erreichbar ist.
2. Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers – eine von beiden reicht.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
4. Rechnungsnummer: fortlaufend und einmalig vergeben (mehr dazu unten).
5. Menge und Art der gelieferten Waren (handelsübliche Bezeichnung) bzw. Umfang und Art der Dienstleistung. „Diverse Arbeiten“ reicht nicht.
6. Leistungsdatum: wann geliefert oder geleistet wurde. Der Kalendermonat genügt, z. B. „Leistungszeitraum: September 2026“.
7. Entgelt (netto), aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto oder Rabatt.
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden, wenn Sie eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson erbringen (z. B. Handwerker): Der Kunde muss die Rechnung 2 Jahre aufbewahren.
10. Das Wort „Gutschrift“, wenn nicht Sie, sondern Ihr Kunde die Rechnung ausstellt.

Unser kostenloser Rechnungs-Generator fragt genau diese Angaben ab und rechnet Steuer und Summen je Steuersatz aus – Sie erhalten die Rechnung gleich als E-Rechnung.

Zusatzangaben in Sonderfällen

• Reverse Charge (z. B. Bauleistungen an Bauunternehmer oder Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland): ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
• Innergemeinschaftliche Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land: die USt-IdNr. von Ihnen und Ihrem Kunden sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Anzahlungsrechnung: Statt des Leistungsdatums steht der Zeitpunkt der Zahlung, falls er feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht. In der Schlussrechnung ziehen Sie die Anzahlungen samt Steuer wieder ab.

Kleinunternehmer: weniger Pflichtangaben

Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmer eigene, kürzere Vorgaben (§ 34a UStDV) – alles zu Grenzen und Pflichten in unserem Ratgeber Kleinunternehmerregelung 2026. Ihre Rechnung muss mindestens enthalten:

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung
• den Betrag in einer Summe und einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind für Kleinunternehmer nicht vorgeschrieben – sie helfen Ihnen aber bei der Buchhaltung und vermeiden Rückfragen. Mehr dazu in unserem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Rechnungen bis 250 €: die Kleinbetragsrechnung

Bei Beträgen bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) mit diesen Angaben:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (der Kunde muss nicht drauf)
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Ware bzw. Umfang und Art der Leistung
• Bruttobetrag und Steuersatz – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Für kleine Barbeträge reicht oft eine Quittung mit diesen Angaben – die erstellen Sie mit unserer kostenlosen Quittung-Vorlage. Kleinbetragsrechnungen sind außerdem von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Rechnungsnummer: was erlaubt ist

• Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.
• Sie darf aus Zahlen und Buchstaben bestehen und mehrere Zahlenreihen haben, z. B. „2026-0042“ oder „KD17-2026-003“.
• Eine lückenlose Folge ist nicht vorgeschrieben – trotzdem sollten Sie Lücken erklären können.
• Sie dürfen jedes Jahr neu beginnen, wenn das Jahr Teil der Nummer ist.

Pflichtangaben gelten auch für die E-Rechnung

Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben in den strukturierten Daten, also im XML, stehen – nicht nur im PDF-Bild. Das hat das Bundesfinanzministerium im Oktober 2025 noch einmal klargestellt. Wie das XML aufgebaut ist, sehen Sie in unseren geprüften E-Rechnung-Beispielen; ob Ihre Rechnung vollständig ist, prüft unser E-Rechnung-Validator.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, darf Ihr Kunde die Vorsteuer aus der Rechnung nicht abziehen, bis sie korrigiert ist. Sie können die Rechnung berichtigen, indem Sie ein Dokument mit den fehlenden Angaben ausstellen, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht – oder die Rechnung stornieren und neu ausstellen. Bei Unsicherheit fragen Sie Ihren Steuerberater.