Was sind die GoBD – und für wen gelten sie?
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2019, zuletzt geändert im März 2024 und im Juli 2025 (wegen der E-Rechnung). Sie beschreiben, wie die Finanzverwaltung die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten aus Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch für digitale Daten auslegt.
Sie gelten für alle Unternehmer mit steuerlichen Aufzeichnungspflichten – vom Konzern bis zum Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Auch wer seine Buchhaltung an den Steuerberater gibt, bleibt für die ordnungsgemäße Ablage der eigenen Belege verantwortlich.
Die sechs Grundsätze
Nachvollziehbarkeit
Ein Prüfer muss jeden Geschäftsvorfall vom Beleg bis zur Buchung und zurück verfolgen können.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst – lückenlos und einzeln.
Richtigkeit
Belege und Buchungen geben die Vorgänge zutreffend wieder.
Zeitgerechte Erfassung
Bareinnahmen und -ausgaben täglich, andere Vorgänge zeitnah – in der Regel innerhalb von zehn Tagen.
Ordnung
Unterlagen sind systematisch abgelegt und schnell wiederzufinden.
Unveränderbarkeit
Gespeicherte Daten dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden. Änderungen müssen erkennbar bleiben.
Aufbewahrungsfristen auf einen Blick
| Unterlagen | Frist | 2026 vernichten dürfen Sie … |
|---|---|---|
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre | aus 2015 und früher |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 8 Jahre | aus 2017 und früher |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | aus 2019 und früher |
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Die Verkürzung von 10 auf 8 Jahre für Buchungsbelege gilt seit 1. Januar 2025 für alle Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.
GoBD und E-Rechnung: richtig archivieren
- Im Original aufbewahren: Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD genügt seit Juli 2025 das eingebettete XML. Das PDF müssen Sie nur zusätzlich aufheben, wenn es weitere steuerlich wichtige Angaben enthält.
- Nicht ausdrucken und wegwerfen: Ein Ausdruck ersetzt die elektronische Originaldatei nicht.
- Unveränderbar und auffindbar: Die Datei muss so gespeichert sein, dass sie nicht unbemerkt geändert werden kann und sich bei einer Prüfung maschinell auswerten lässt.
- Lesbar machen: Zum Ansehen einer XML-Rechnung nutzen Sie einen Viewer wie unseren kostenlosen XRechnung-Viewer; ob die Datei gültig ist, zeigt der E-Rechnung-Validator.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Ihre Belege ins Unternehmen kommen, wer sie prüft, wie sie gebucht und wo sie archiviert werden – und welche Software dabei beteiligt ist. Für kleine Unternehmen genügen oft wenige Seiten. Wichtig ist, dass die Beschreibung zur Praxis passt und aktualisiert wird, wenn sich Abläufe ändern – zum Beispiel mit der Umstellung auf E-Rechnungen.
Typische Fehler in kleinen Unternehmen
- Kassenbuch in Excel oder Word, das sich ohne Spuren ändern lässt
- E-Rechnungen nur ausgedruckt oder nur als PDF gespeichert, das XML gelöscht
- Belege nur im E-Mail-Postfach, wo sie jederzeit gelöscht werden können
- Ordner in der Cloud ohne feste Struktur – Belege sind bei einer Prüfung nicht schnell auffindbar
- keine Verfahrensdokumentation
Bei schweren Mängeln kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das wird meist teurer als jede ordentliche Ablage.
E-Rechnungen automatisch GoBD-konform ablegen
Wir verbinden Ihr Postfach, Ihre Buchhaltung oder Ihren Shop so, dass eingehende und ausgehende E-Rechnungen automatisch geprüft, lesbar gemacht und unveränderbar archiviert werden – zum Festpreis, entwickelt in Düsseldorf. Die Erstberatung ist kostenlos.
Häufige Fragen zu den GoBD
Was bedeutet GoBD?
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das regelt, wie Unternehmen digitale Buchhaltung und Belege handhaben müssen.
Gelten die GoBD auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?
Ja. Die GoBD gelten für alle, die steuerliche Aufzeichnungen führen müssen – auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung, für Freiberufler und Kleinunternehmer.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit 2025 grundsätzlich 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus 2026 dürfen Sie also ab dem 1. Januar 2035 vernichten. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren.
Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und das Papier aufbewahren?
Nein. Eine E-Rechnung müssen Sie elektronisch im Originalformat aufbewahren – also die XML-Datei. Ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt nicht. Bei ZUGFeRD reicht seit Juli 2025 das XML, das PDF nur dann zusätzlich, wenn es weitere Angaben enthält.
Ist ein Excel-Kassenbuch GoBD-konform?
In der Regel nicht, weil sich Einträge nachträglich ändern lassen, ohne dass das protokolliert wird. Für die Kassenführung nutzen Sie besser ein Kassenbuch-Programm oder ein zertifiziertes Kassensystem.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, die GoBD verlangen sie. Für kleine Unternehmen reichen oft wenige Seiten, die beschreiben, wie Belege ankommen, bearbeitet, gebucht und archiviert werden – und wer dafür zuständig ist.
Diese Seite ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Mehr zum Thema: E-Rechnungspflicht 2027 · Pflichtangaben Rechnung · Kleinunternehmerregelung