So läuft das Mahnwesen ab
- Zahlungserinnerung: freundlich, kurz nach der Fälligkeit. Oft hat der Kunde die Rechnung einfach übersehen.
- 1. Mahnung: sachlich, mit neuer Frist von etwa 7 bis 14 Tagen. Spätestens jetzt ist der Kunde in Verzug.
- 2. bzw. letzte Mahnung: mit Verzugszinsen, Mahngebühr und dem Hinweis auf gerichtliche Schritte.
- Gerichtliches Mahnverfahren: Den Antrag auf einen Mahnbescheid stellen Sie online über das offizielle Portal online-mahnantrag.de – ohne Anwalt. Widerspricht der Schuldner nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid.
Wann ist ein Kunde in Verzug?
- Nach einer Mahnung, wenn die Rechnung fällig war.
- Ohne Mahnung, wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender feststand – z. B. „zahlbar bis 15. Oktober 2026“. Dann beginnt der Verzug am Tag danach.
- Automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Privatpersonen gilt das nur, wenn auf der Rechnung auf diese Folge hingewiesen wurde.
Tipp: Schreiben Sie auf jede Rechnung ein konkretes Datum statt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“. Dann ist der Verzug eindeutig.
Verzugszinsen, Pauschale und Mahngebühren
| Privatkunde | Geschäftskunde | |
|---|---|---|
| Verzugszinsen | Basiszinssatz + 5 Punkte = 6,52 % | Basiszinssatz + 9 Punkte = 10,52 % |
| Verzugspauschale | – | 40 € |
| Mahngebühr | nur tatsächliche Kosten (Porto, Material), nicht für die erste, verzugsbegründende Mahnung | |
Der Basiszinssatz beträgt seit 1. Juli 2026 1,52 %. Er wird jedes Halbjahr von der Deutschen Bundesbank neu festgelegt; unser Rechner teilt längere Zeiträume automatisch nach den jeweils gültigen Sätzen auf.
Verjährung nicht vergessen
Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Eine Rechnung von 2026 verjährt also Ende 2029. Wichtig: Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf – ein gerichtlicher Mahnbescheid schon.
Weniger Mahnungen von Anfang an
- Rechnung sofort nach der Leistung schicken – mit allen Pflichtangaben und einem konkreten Zahlungsdatum.
- Bei Geschäftskunden als E-Rechnung: Sie landet direkt in der Buchhaltung statt im Postfach.
- Skonto für schnelle Zahlung anbieten – den Effekt rechnen Sie mit dem Skonto-Rechner durch.
Häufige Fragen zur Mahnung
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Gesetzlich keine bestimmte Zahl. Üblich sind eine freundliche Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen. Wenn der Kunde bereits in Verzug ist, können Sie auch direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.
Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?
Sie dürfen nur Ihre tatsächlichen Kosten verlangen, etwa Porto und Papier – Ihre Arbeitszeit nicht. Gerichte akzeptieren meist wenige Euro pro Mahnung. Für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gibt es keine Gebühr.
Wie hoch sind die Verzugszinsen?
Gegenüber Privatpersonen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Unternehmen 9 Prozentpunkte. Mit dem aktuellen Basiszinssatz von 1,52 % sind das 6,52 % bzw. 10,52 % pro Jahr.
Was ist die Verzugspauschale von 40 Euro?
Ist Ihr Kunde ein Unternehmen und in Verzug, können Sie nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich pauschal 40 € verlangen. Gegenüber Privatpersonen gibt es diese Pauschale nicht.
Ist eine Zahlungserinnerung schon eine Mahnung?
Rechtlich kommt es nicht auf den Namen an. Fordert das Schreiben nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auf, wirkt es wie eine Mahnung. „Zahlungserinnerung“ klingt nur freundlicher.
Kann ich die Mahnung per E-Mail schicken?
Ja, eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Wichtig ist, dass Sie den Zugang im Streitfall nachweisen können. Bei der letzten Mahnung wählen manche deshalb ein Einschreiben.
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