ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied – und welches Format Sie brauchen

Kurz gesagt: Beide Formate sind seit 2025 gültige E-Rechnungen. Die XRechnung ist reines XML – Standard für Rechnungen an Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei – Menschen können es lesen wie eine normale Rechnung, Software liest die Daten. Im Geschäft mit Unternehmen dürfen Sie beide nutzen. Für Behörden ist die XRechnung der sichere Weg.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Technisch ist sie eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 – in einer von zwei Schreibweisen (UBL oder CII). Es gibt kein Bild der Rechnung: Ohne passendes Programm sieht man nur Code. Zum Lesen brauchen Sie eine Software oder einen Viewer wie unseren kostenlosen XRechnung-Viewer.

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gehört die Leitweg-ID dazu – die „Adresse“ der Behörde, die Ihnen der Auftraggeber nennt.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD): ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Der Kunde sieht eine ganz normale PDF-Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten automatisch aus. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X – seit ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch identisch.

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist eine E-Rechnung

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die unterschiedlich viele Daten enthalten. Laut Bundesfinanzministerium zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnung – außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, weil diese nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten.

• MINIMUM, BASIC-WL: keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes
• BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED: gültige E-Rechnung
• XRECHNUNG: ZUGFeRD-PDF, dessen XML den Regeln der XRechnung folgt

Für die meisten Unternehmen ist das Profil EN 16931 die richtige Wahl. Unser ZUGFeRD-Generator erzeugt genau dieses Profil.

Der Unterschied auf einen Blick

• Aufbau: XRechnung = nur XML · ZUGFeRD = PDF mit eingebettetem XML
• Für Menschen lesbar: XRechnung nur mit Viewer · ZUGFeRD wie jedes PDF
• Herausgeber: XRechnung = KoSIT · ZUGFeRD = FeRD
• Typischer Einsatz: XRechnung bei Behörden · ZUGFeRD zwischen Unternehmen
• Gültig als E-Rechnung: XRechnung immer · ZUGFeRD ab 2.0.1, außer MINIMUM und BASIC-WL

Wenn PDF und XML sich widersprechen, zählt das XML

Bei ZUGFeRD stehen die Daten zweimal in der Datei: im sichtbaren PDF und im XML. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist der strukturierte Teil – also das XML – maßgeblich. Stimmt das XML nicht mit dem PDF überein oder fehlen dort Pflichtangaben, kann der Vorsteuerabzug Ihres Kunden gefährdet sein, auch wenn das PDF perfekt aussieht. Erzeugen Sie PDF und XML deshalb immer aus denselben Daten – nie ein PDF nachträglich von Hand bearbeiten. Ob das XML stimmt, prüfen Sie mit unserem E-Rechnung-Validator.

Welches Format brauchen Sie?

Rechnungen an Behörden

Nehmen Sie die XRechnung mit Leitweg-ID. Das Rechnungsportal des Bundes (OZG-RE) und die Portale der Länder sind auf XRechnung ausgelegt. Manche Stellen akzeptieren auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG – fragen Sie im Zweifel beim Auftraggeber nach.

Rechnungen an Unternehmen

Hier haben Sie die Wahl, solange nichts anderes vereinbart ist. ZUGFeRD ist oft die bequemere Lösung: Kunden ohne spezielle Software sehen eine normale PDF-Rechnung, Kunden mit Buchhaltungssoftware lesen die Daten automatisch ein. Fragt ein Kunde ausdrücklich nach XRechnung, schicken Sie XRechnung.

Beim Empfang

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer. Weil der Rechnungssteller das Format wählen darf, sollten Sie beide Formate öffnen und archivieren können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang; zum Lesen hilft ein Viewer, zum Archivieren eine GoBD-konforme Ablage.

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung

Ein PDF aus Word oder Excel enthält keine strukturierten Daten und gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“. Sie dürfen es im B2B-Geschäft nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers verschicken: bis Ende 2026, bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Die Fristen im Detail erklären wir in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027.

Kostenlos ausprobieren

• XRechnung erstellen – Formular ausfüllen, XML herunterladen
• ZUGFeRD erstellen – PDF/A-3 mit eingebettetem XML im Profil EN 16931
• Excel zu XRechnung – bis zu 50 Rechnungen aus einer Tabelle
• PDF zu XRechnung – Daten aus einer bestehenden PDF-Rechnung übernehmen
• E-Rechnung prüfen – mit dem offiziellen KoSIT-Prüfwerkzeug
• E-Rechnung Beispiele – geprüfte XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien zum Download

Sie schreiben viele Rechnungen aus einem Shop, einer Warenwirtschaft oder einer eigenen Software? Dann lohnt sich eine Anbindung, die E-Rechnungen automatisch erzeugt – mehr dazu auf unserer Seite E-Rechnung einführen.