Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine: Sie nennt den Wert einer Sendung, ohne dass eine Zahlung gefordert wird. Der Zoll braucht diesen Wert auch dann, wenn nichts verkauft wird – zum Beispiel bei einem Warenmuster für einen Kunden in der Schweiz oder einem Ersatzteil, das zur Reparatur nach Großbritannien geht.
Was gehört auf eine Proforma-Rechnung?
- die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“, Nummer und Datum
- Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift, bei Unternehmen mit EORI-Nummer
- genaue Warenbeschreibung – „T-Shirts aus Baumwolle, Herren“ statt „Kleidung“
- Zolltarifnummer (HS-Code) und Ursprungsland je Position
- Menge, Einzel- und Gesamtwert mit Währung
- Gewicht und Anzahl der Packstücke
- Grund der Sendung (Verkauf, Muster, Geschenk, Reparatur …) und die Incoterms
- Ort, Datum und Unterschrift
Proforma-Rechnung oder normale Rechnung?
Die Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und ist kein Buchungsbeleg für einen Verkauf. Verkaufen Sie die Ware, schreiben Sie eine richtige Rechnung mit allen Pflichtangaben – zum Beispiel mit unserem kostenlosen Rechnungs-Generator.
Auch bei Vorkasse wird sie gern genutzt. Wichtig: Zahlt Ihr Kunde vorab, entsteht die Umsatzsteuer in der Regel schon mit der Zahlung. Ob Sie dann eine Anzahlungsrechnung brauchen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.
HS-Code, EORI und Incoterms kurz erklärt
- HS-Code: Die Zolltarifnummer ordnet Ihre Ware einer Kategorie zu. Die ersten sechs Stellen sind weltweit gleich. Nachschlagen können Sie sie im Elektronischen Zolltarif (EZT-online) des Zolls.
- EORI-Nummer: die Zollnummer Ihres Unternehmens in der EU. Sie beantragen sie kostenlos beim Zoll; Privatpersonen brauchen keine.
- Incoterms: regeln, wer Transport, Versicherung und Zoll bezahlt. Häufig sind EXW (Käufer holt ab und trägt alles), DAP (Lieferung bis zum Empfänger, Einfuhrabgaben zahlt der Empfänger) und DDP (Sie liefern verzollt bis zur Tür).
- Ausfuhranmeldung: Bei Waren mit einem Wert über 1.000 € ist beim Export in der Regel eine elektronische Ausfuhranmeldung nötig – oft übernimmt das der Versanddienstleister.
Häufige Fragen zur Proforma-Rechnung
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Ein rechnungsähnliches Dokument, das den Wert einer Warensendung angibt, ohne eine echte Rechnung zu sein. Es wird vor allem für den Zoll gebraucht – etwa bei Warenmustern, Geschenken oder Reparaturen – oder als verbindliches Angebot vor einer Vorkasse.
Ist eine Proforma-Rechnung eine richtige Rechnung?
Nein. Sie ist keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug und muss nicht bezahlt werden. Wird später tatsächlich verkauft, stellen Sie zusätzlich eine normale Rechnung aus.
Wann brauche ich eine Proforma-Rechnung?
Typisch beim Versand in Länder außerhalb der EU – auch in die Schweiz und seit dem Brexit nach Großbritannien –, wenn die Ware nicht verkauft wird: Muster, Geschenke, Ersatzteile, Reparaturen oder Ausstellungsstücke. Der Zoll braucht auch dann einen Warenwert.
Was ist der Unterschied zwischen Proforma- und Handelsrechnung?
Die Handelsrechnung (Commercial Invoice) gehört zu einem echten Verkauf und fordert zur Zahlung auf. Die Proforma-Rechnung gibt den Wert nur an, ohne Zahlungsforderung – deshalb steht darauf oft „keine Zahlung erforderlich, Wert nur für Zollzwecke“.
Wo finde ich den HS-Code meiner Ware?
Im Elektronischen Zolltarif (EZT-online) des deutschen Zolls. Die ersten sechs Stellen des HS-Codes sind weltweit gleich; in der EU wird meist die achtstellige Warennummer verwendet.
Muss die Proforma-Rechnung auf Englisch sein?
Für viele Zielländer wird Englisch erwartet. Unser Generator erstellt deshalb alle Überschriften zweisprachig Deutsch und Englisch – die Warenbeschreibung schreiben Sie am besten ebenfalls auf Englisch.
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